Comment rédiger un PV de CSE ?

Lorsqu’on souhaite rédiger un PV de CSE, il est primordial de savoir comment procéder et de connaître le formalisme à respecter ainsi que toutes les conditions qui sont liées à cette retranscription. Il est question d’un document officiel qui permet de retracer de manière parfaitement transparente, les échanges, les débats et les décisions qui ont lieu lors de cette instance représentative du personnel. C’est pourquoi il est important de maîtriser la rédaction de PV, tant sur le fond que sur la forme. Faisons un tour d’horizon de ce sujet complexe mais indispensable pour tout CSE.

Qui rédige le PV ?

Selon la loi, c’est le secrétaire du CSE qui a pour mission de rédiger le PV du CSE. Dans la pratique, ce n’est pas toujours lui qui le rédige. En effet, le comité peut décider de déléguer cette tâche à un autre élu, à la direction, à un salarié embauché par le CSE ou encore à un prestataire de service spécialisé dans la rédaction de comptes rendus d’instances représentatives.

Que dit la loi sur le rôle du secrétaire du CSE ?

Selon les termes de l’article R. 2315-25 du Code du travail, à défaut d’accord, c’est le secrétaire du CSE et lui seul qui doit établir le procès-verbal. Contrairement à ce qui est prévu pour l’ordre du jour, l’employeur n’a pas à intervenir. En effet, cette responsabilité confiée au secrétaire du CSE est sans partage. C’est une mission qui lui incombe en vertu de la loi. De ce fait, il ne peut donc pas la refuser.

Il faut savoir que le PV reflète les débats et les décisions prises par le comité tels que le secrétaire les a entendus. Ce n’est ni un accord, ni un compromis.

En pratique, le secrétaire peut rencontrer des difficultés lors de la rédaction du procès-verbal, liées :

Soit à la rédaction elle-même et au style à adopter ;
Soit au temps à consacrer à la rédaction, qui n’est pas rémunéré en plus du crédit d’heures.

C’est pourquoi, si le contrôle de la rédaction du procès-verbal appartient toujours au secrétaire, la rédaction matérielle du procès-verbal peut être confiée à une tierce personne.

Que faire si le secrétaire est temporairement absent ?

La loi l’affirme : un PV doit être établi après chaque réunion de CSE par le secrétaire. On peut donc penser que cette mission lui incombe qu’il ait été présent ou non à la réunion.

Que se passe-t-il alors lorsque le secrétaire est absent pour une cause prévue (congés payés, formation, déplacement, etc.) ou imprévue (maladie, arrêt consécutif à un accident du travail, empêchement d’assister à la réunion suite à un problème de transports, etc.) ?

Cette hypothèse peut fréquemment se produire car c’est le président du CSE qui fixe la date de la réunion.

Le PV relatant les discussions et le climat dans lequel s’est déroulée la réunion, il semble difficile que le secrétaire le rédige alors qu’il n’était pas présent à la réunion.

Le règlement intérieur du CSE peut prévoir la désignation permanente d’un secrétaire adjoint chargé d’établir le procès-verbal en l’absence du secrétaire.

Si le comité d’entreprise n’a pas élaboré de règlement intérieur (bien que cela soit obligatoire, mais l’absence de règlement intérieur n’est pas sanctionnée) ou si le règlement intérieur du CSE est muet sur la question, il faudra se reporter à la délibération par laquelle le bureau du comité d’entreprise a été désigné et voir si le CSE a pris le soin de désigner un secrétaire adjoint et de définir ses attributions en l’absence du secrétaire.
Si le CSE a prévu la désignation permanente d’un secrétaire adjoint chargé d’établir le PV en l’absence du secrétaire, celui-ci devra rédiger le PV en lieu et place du secrétaire en titre absent.
Si le CSE n’a pas de secrétaire adjoint, le CSE devra désigner, au début de la réunion, par un vote majoritaire, un secrétaire de séance qui établira le procès-verbal.

Mieux vaut que le secrétaire adjoint soit désigné parmi les membres titulaires Rien ne s’oppose légalement à ce que le secrétaire adjoint soit désigné parmi les membres suppléants. Mais il vaut mieux qu’un titulaire occupe cette fonction pour plusieurs raisons. Première raison : Il n’y aura pas de problème de remplacement en cas d’absence du secrétaire, car rappelons-le, un titulaire du CSE n’a pas un suppléant attitré. Les règles de suppléance sont prévues par la loi pour ce qui est du cas des titulaires élus sur des listes syndicales. Par analogie, elles s’appliquent au remplacement d’un élu non syndiqué. Il se peut que par ces règles de remplacement, un élu suppléant autre que le secrétaire adjoint soit désigné temporairement titulaire pour remplacer le secrétaire absent. Deuxième raison : La présence des suppléants aux réunions plénières de CSE n’est plus automatique. Il est en effet dorénavant prévu qu’à défaut d’accord, le suppléant n’assistera aux réunions du CSE qu’en l’absence du titulaire absent. Difficile alors de remplir les missions d’un secrétaire de CSE au pied levé ! Troisième raison : Le suppléant n’a pas de crédit d’heures. Alors certes, dans le cadre du CSE, il est possible, à certaines conditions, de partager les heures de délégation mais dans des limites posées par décret. Or, la rédaction du PV prend du temps. La loi n’octroie pas d’heures de délégation en plus pour rédiger le PV. Il se pourrait que le CSE ait négocié avec l’employeur du temps supplémentaire pour la rédaction du PV ou qu’un accord d’entreprise attribue du temps en plus pour rédiger le PV. D’où l’intérêt de vérifier ce point dans le règlement intérieur du comité ou de demander aux anciens élus s’il existait une pratique en ce sens.

Que faire si le CSE n’a pas de secrétaire ?

C’est une situation qui ne devrait pas se produire puisqu’un CSE n’est valablement constitué que s’il est composé d’un secrétaire, d’un trésorier et d’un président du CSE qui est normalement le chef d’entreprise ou son représentant.

Mais il se peut qu’aucun élu titulaire ne souhaite occuper la fonction de secrétaire, parce que la situation est devenue très conflictuelle avec la direction, parce qu’aucun élu titulaire ne souhaite se présenter suite à la démission du précédent secrétaire ou que les élus n’arrivent pas à départager plusieurs candidats à la fonction, etc.

C’est un fait, mieux vaut ne pas se retrouver dans une telle situation car elle est nuisible au fonctionnement du comité tout entier, mais on ne peut la négliger. Dans ce cas, comme il est impossible que le CSE fonctionne sans secrétaire, il faut obligatoirement désigner un secrétaire de séance, par un vote majoritaire, en début de réunion. C’est lui qui établira le procès-verbal.

Le PV peut-il être rédigé par la direction ?

Dans certains CSE, ce n’est pas le secrétaire qui rédige le PV, mais la direction.

Il ne peut en être ainsi que si le CSE y trouve son compte, c’est-à-dire s’il est demandeur pour fonctionner de la sorte. Certains secrétaires de CSE préfèrent se décharger de cette mission sur la direction, parce qu’ils n’aiment pas rédiger, parce que rédiger les PV leur prend trop de temps et qu’ils ne voient pas d’obstacle à déléguer cette tâche à la direction.

En tout état de cause, il faut que la direction soit d’accord pour procéder ainsi. Même si la majorité des élus souhaitent déléguer la rédaction des PV à une secrétaire de direction, le CSE doit obtenir l’assentiment de la direction.

Si aucune majorité ne se dégage en faveur de la sous-traitance du PV à la direction de l’entreprise, il faudra trouver une autre solution. Dans cette attente, le secrétaire n’aura pas d’autre choix que de rédiger le PV ou de démissionner de son poste de secrétaire s’il ne veut pas assumer cette mission.

En aucun cas, le président du CSE ne peut revendiquer de rédiger le PV.

Lorsque la direction rédige le PV, ce n’est pas le chef d’entreprise ou la DRH qui s’en charge. Généralement, la direction met à la disposition du comité un employé administratif qui assiste aux réunions de CSE, prend des notes puis rédige le PV. Il peut s’agir d’une secrétaire de direction, d’une sténodactylographe, d’une sténotypiste.

Cette employée n’assiste pas forcément à la réunion. Les élus ou l’employeur peuvent aussi enregistrer les débats et lui fournir l’enregistrement pour qu’elle réalise alors le PV sur cette base.

Cette employée se trouve, pour la durée de sa mission, sous l’autorité du secrétaire du CSE.

Cette mise à disposition est parfois réalisée à titre gracieux, même s’il n’y a pas légalement de raison pour que l’employeur en supporte le coût. La loi met la rédaction du PV à la charge du seul secrétaire. Elle attribue au CSE un budget équivalant à 0,2 % de la masse salariale brute pour qu’il puisse faire face à ses dépenses de fonctionnement, budget porté à 0,22 % dans les entreprises d’au moins 2 000 salariés.

Aussi, la direction peut-elle refacturer au CSE le coût du personnel mis temporairement à disposition du CSE.

Soit, l’employeur et le CSE s’entendent pour que l’employeur impute directement sur le budget de fonctionnement du comité le coût du personnel mis à disposition. Employeur et comité doivent alors évaluer le temps que consacre cette personne à cette tâche et évaluer le coût de cette prestation.
Soit l’employeur adresse une facture chaque mois au comité sur la base d’une somme convenue entre le comité et la direction.

Remarque : il n’est pas toujours opportun de déléguer la rédaction des PV à la direction. Le PV doit être le reflet des discussions tenues en séance. C’est la seule trace qui reste de la réunion du CSE. Il n’est donc pas toujours dans l’intérêt des Représentants du Personnel qu’il soit neutre. Il faut au contraire qu’il démontre comment ces derniers ont défendu les intérêts des salariés, quitte à ce qu’ils se soient mis en porte-à-faux avec la direction. Et cela, la direction ne le fera pas à la place des élus ! Mieux vaut donc déléguer la prestation à une société spécialisée à laquelle le bureau indiquera ce qu’il attend afin de bien maîtriser la teneur du texte.

La direction ne peut pas ne pas laisser le choix au CSE et s’imposer dans la rédaction des PV. Il en va ainsi, même si certains élus sont d’accord, même si le PV établi par la direction est émargé par certains membres du comité d’entreprise et même si c’était l’usage auparavant parce que la précédente mandature procédait ainsi.

Une telle pratique constitue sur le plan pénal un délit d’entrave, c’est-à-dire, un délit puni d’une peine d’amende.

La rédaction du procès-verbal par un autre élu du CSE

Parce qu’il n’aime pas rédiger, qu’il a beaucoup d’autres choses à faire en tant qu’élu, le secrétaire peut confier la rédaction du PV à un autre membre du CSE, et ce, de manière ponctuelle ou systématique. Bien souvent, c’est le secrétaire adjoint, s’il y en a un, qui s’en charge.

Dans ce cas, il faut penser à intégrer, dans un accord de dialogue social ou dans le règlement intérieur, les modalités d’établissement du PV afin que la question soit définitivement réglée. Ce point devra être mis au vote lors d’une réunion et les élus trancheront à la majorité. L’employeur pourra également prendre part au vote, car il s’agit d’une mesure d’administration interne du comité, mais sa voix comptera aussi pour une.

Quoi qu’il en soit, le secrétaire devra rester vigilant s’il délègue cette mission. En effet, c’est lui qui a été désigné par les autres membres du CSE comme secrétaire. A ce titre, c’est donc lui qui a la responsabilité d’établir le PV ainsi que d’en contrôler la rédaction. C’est lui qui, au final, doit juger de ce qui est utile de faire figurer au PV mais aussi de comment cela doit y figurer. Il est important qu’il ne le perde pas de vue s’il ne veut pas que cette délégation se retourne contre lui.

Choisir un prestataire extérieur pour déléguer la rédaction du PV

Le CSE peut décider de décharger le secrétaire de la rédaction des PV et confier ce rôle à un organisme extérieur spécialisé. Cette décision est soumise à l’accord de la majorité des élus du CSE. Là encore, seuls les élus titulaires prennent part au vote.

Les suppléants ne votent que s’ils remplacent un titulaire absent. Ils bénéficient alors d’une totale liberté dans leur vote et ne sont pas obligés d’accepter les consignes de vote du titulaire qu’ils remplacent.

Les représentants syndicaux ne votent pas, mais cela ne les empêche pas de donner librement leur point de vue sur la question.

Personne n’a voix prépondérante : ni le secrétaire du CSE, ni les autres membres du bureau du CSE. Il n’y a pas de coefficient de pondération.

Le président ne peut pas, selon nous, prendre part au vote, car il s’agit d’un vote sur l’utilisation par le CSE de son budget de fonctionnement. L’employeur n’a ni son mot à dire sur le recours à une société prestataire, ni sur le choix de cet organisme, ni sur le coût de cette prestation, ni sur la teneur du contrat passé.

Les frais correspondants doivent alors être imputés au budget de fonctionnement du comité.

Toutefois, avant de signer un contrat avec une entreprise prestataire, le CSE devra être attentif à un certain nombre de points. Voici quelques questions qu’il sera bon de se poser pour trouver un partenaire de confiance :

Quels sont les gages financiers de cette société ?
Comment sont recrutés les rédacteurs ?
Quelle est la durée d’engagement du CSE ?
Le CSE peut-il faire un premier essai avant de s’engager définitivement ?
Comment est libellée la clause de confidentialité à laquelle sont soumises les rédacteurs ?
Quelle est la méthode de facturation pratiquée par la société (facturation à l’heure, à la minute) ?
Le déplacement des rédacteurs est-il facturé en plus ?
Quels sont les délais de rédaction des PV ?
Comment sera présenté le PV : sous forme de résumé ou in extenso reprenant l’intégralité des débats ?
La société fournira-t-elle une synthèse du PV ?
Le CSE aura-t-il toujours le même interlocuteur ?

Bien souvent, les sociétés prestataires proposent plusieurs formules :

Soit un rédacteur rédige le PV sur la base d’un enregistrement fourni par le CSE,
Soit un rédacteur se déplace pour assister à la réunion puis rédige le PV sur la base des notes qu’il a prises et/ou enregistrées.

Les articles L. 2315-4 et D. 2315-27 du Code du travail abordent la question de la sténographie et de l’enregistrement des réunions en renvoyant, à défaut d’accord, à un décret d’application. Ce décret fixe les conditions dans lesquelles il peut être recouru à la sténographie et à l’enregistrement des réunions de CSE.

Lorsque le CSE décide d’externaliser la rédaction des PV auprès d’un prestataire, l’employeur ne peut s’y opposer. Il appartiendra alors au CSE de payer sur son budget de fonctionnement les frais afférents, sauf accord différent entre les élus et l’employeur.

La question de l’enregistrement des débats peut être prévue par une disposition du règlement intérieur du CSE. Il faudra alors s’y reporter. Si rien n’est précisé à ce propos le secrétaire du CSE devra inscrire la question de l’enregistrement à l’ordre du jour de la réunion. Un vote doit être organisé.

Ainsi, l’accord du président du CSE n’est pas nécessaire. Si une majorité se dégage en faveur de l’enregistrement des débats,

celui-ci sera autorisé même si ce n’était pas le souhait de l’employeur.

L’accord de l’employeur n’est pas non plus nécessaire lorsque le CSE souhaite solliciter une personne étrangère au comité qui sera chargée de prendre des notes et d’aider le secrétaire à rédiger le procès-verbal de réunion.

Notre conseil : si vous avez décidé de confier la rédaction du PV à une société prestataire, le coût sera d’autant plus important pour le CSE que les réunions sont nombreuses et durent longtemps. Les élus peuvent négocier avec l’employeur afin que celui-ci en prenne en charge une partie, notamment lorsqu’il est à l’initiative de la tenue de réunion extraordinaire. Il n’y est néanmoins pas légalement tenu.

La rédaction du PV peut être confiée à un salarié du CSE

Le CSE peut embaucher un salarié notamment pour rédiger les PV de réunion. Ce salarié peut être engagé à temps plein ou à temps partiel, à durée indéterminée ou à durée déterminée pour répondre à un besoin ponctuel.

Dans ce cas, le CSE devient employeur et doit se comporter comme tel vis-à-vis des organismes sociaux.

Il doit remplir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et payer des cotisations de sécurité sociale.

Si ce salarié n’est embauché que pour rédiger les PV, son salaire devra être imputé sur le budget de fonctionnement du CSE.

Si, en plus de rédiger les PV, ce salarié se consacre à la gestion des activités sociales et culturelles, il faudra évaluer le temps qu’il consacre à ces tâches respectives et ventiler les dépenses liées à son salaire sur le budget de fonctionnement d’une part, et sur le budget des activités sociales et culturelles d’autre part, en fonction du temps occupé à chaque activité.

Y-a-t-il un délai pour rédiger le PV ?

Depuis la Loi Rebsamen du 17 août 2015, le secrétaire a une obligation : rédiger le PV dans un certain délai. Le dispositif privilégiait la voie de l’accord pour fixer le délai et les modalités de rédaction du PV. Ce même dispositif est repris avec la nouvelle instance, le CSE.

Par ordre de priorité, les délais et les modalités d’établissement des PV sont fixés par voie d’accord collectif d’entreprise dans les entreprises au sein desquelles un délégué syndical a été désigné, ce qui suppose donc la présence d’un syndicat représentatif.

Dans l’hypothèse où il n’y a pas d’organisation syndicale représentative, l’accord peut être négocié et signé par accord entre l’employeur et la majorité des élus du comité.

Enfin, s’il n’y a pas d’accord, la loi renvoie à un dispositif supplétif fixé par décret (Décret n° 2017-1819 du 29 déc. 2017).

Le procès-verbal est établi et transmis à l’employeur par le secrétaire dans les 15 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte (C. Trav. Art. R. 2315-25 et Art. D. 2315-26) ;
Si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 15 jours, le procès-verbal est établi et transmis avant cette réunion ;
Le délai d’établissement et de transmission du PV est ramené à 3 jours lorsque le comité est réuni dans le cadre d’une procédure de licenciement économique avec plan de sauvegarde de l’emploi (article L.1233-30). Il est de 1 jour lorsque l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire.

Notez que sur un plan juridique, il n’y a aucune obligation de négocier, ni de conclure un accord.

Remarque : la version du procès-verbal à transmettre à l’employeur doit être définitive. Il est conseillé au secrétaire de faire relire son projet de PV par les autres membres du CSE avant transmission à la direction.

Le PV peut-il être rédigé pendant la réunion ?

Certains secrétaires de CSE pourraient être tentés de saisir le procès-verbal directement pendant la réunion. Cette pratique n’a rien d’illégal.

Elle présente l’avantage de gagner du temps pour la diffusion, puisque le PV sera relu et adopté directement en fin de réunion.

Il pourra ainsi dès son adoption être diffusé auprès du personnel. Cet avantage est non négligeable quand on sait qu’à défaut d’accord, le CSE est réuni tous les mois ou tous les 2 mois selon que l’entreprise compte moins de 300 salariés ou au moins 300 salariés.

S’il présente l’avantage de la rapidité et celui de ne pas faire consommer d’heures de délégation, une telle pratique n’est toutefois pas forcément recommandée pour plusieurs raisons.

Déjà, il n’est pas évident de prendre des notes en cours de réunion et en même temps de participer aux débats. Procéder ainsi implique que celui qui prend des notes manuscrites ou qui saisit directement sur ordinateur ne pourra pas être très actif au cours de la réunion, puisqu’il devra se concentrer sur sa prise de notes. C’est dommage dans les faits de se priver de cet interlocuteur !

Ensuite, une telle saisie en temps réel empêche tout recul. Or, le poids des mots, la tournure des phrases sont très importants. Lorsqu’il rédige son PV, le secrétaire du CSE peut choisir de développer plus un sujet, de passer plus rapidement sur un autre, même si cela n’est pas représentatif du temps qui y a été consacré au cours de la réunion. C’est une question de stratégie. On peut passer plus de temps à faire état de ce qui ne s’est pas dit, que ce qui s’est dit ! On peut aussi s’étendre sur la manière dont les choses ont été dites ou obtenues !

Enfin, cela ne permet pas au secrétaire de disposer du recul suffisant pour profiter éventuellement des bons conseils d’autres élus du CSE. Il ne peut pas reprendre ses notes ou réécouter l’enregistrement de la réunion.

L’employeur peut-il exiger que tout ou partie du PV soit rédigé pendant la réunion ? Non, l’employeur seul ne peut pas exiger que le PV soit rédigé pendant la réunion de CE. L’employeur qui exigerait que tout ou partie du procès-verbal soit rédigé pendant la réunion de CE commettrait un délit d’entrave.

Comment agir si le secrétaire tarde trop à rédiger le PV ?

Le secrétaire doit respecter un certain délai pour rédiger le PV de réunion. Mais s’il ne le respecte pas, la loi n’a prévu aucune sanction. De quels moyens disposent alors les élus du CSE et le président face à un secrétaire récalcitrant ?

Les élus disposent-ils de moyens de pression pour contraindre le secrétaire à rédiger plus rapidement le PV ?

La seule menace qui pèse sur un secrétaire qui tarderait à rédiger les PV est celle de sa révocation.

Il est vrai que le secrétaire est le plus souvent désigné lors de la première réunion de CSE pour la durée du mandat, soit 4 ans, à moins que cette durée ne soit réduite par accord à une durée comprise entre 2 et 4 ans.

Souvent, celui qui se présente au poste de secrétaire est un ancien élu. Ceux qui l’élisent sont de nouveaux élus. Ils ne le connaissent pas forcément très bien, ne mesurent pas l’ampleur de leur mission d’élu, mais sont bien contents que quelqu’un se dévoue pour occuper cette fonction de secrétaire.

Or, ils peuvent s’apercevoir au fil de leur mandat que d’autres élus auraient mieux fait l’affaire au poste de secrétaire, auraient été plus consciencieux pour rédiger plus rapidement les PV.

Dans d’autres cas de figure, le CSE n’est composé que de nouveaux membres sans expérience ou est composé de nouveaux et d’anciens qui souhaitent passer la main et redynamiser l’instance avec du « sang neuf ». Un nouvel élu se porte candidat au poste de secrétaire, sans bien mesurer les conséquences de son acte et se trouve dépassé par sa mission qu’il doit conjuguer avec son travail quotidien. Résultat, le secrétaire a du mal à trouver du temps pour rédiger les PV et accumule du retard.

Les élus peuvent alors réagir. Il est en effet possible, à tout moment, de s’interroger sur l’opportunité d’une révocation du secrétaire du CSE. Cette possibilité peut être envisagée même si le règlement intérieur de l’instance ne prévoit rien à ce sujet. La jurisprudence admettait à propos du CE que la décision de révoquer le secrétaire du CE doit être prise au cours d’une réunion du CE par un vote, après avoir permis à l’intéressé de s’expliquer. (CA de Dijon, 13 septembre 2005, n°07/05379). Le président du CE peut également prendre part au vote. Cette jurisprudence est parfaitement transposable au CSE.

Notez-le : la révocation du secrétaire ne lui fait pas perdre sa qualité de membre du CSE.

Il faudra alors élire un nouveau secrétaire, car contrairement à une idée reçue, le secrétaire adjoint ne deviendra pas automatiquement secrétaire du CSE. En effet, ce dernier a peut-être accepté d’être secrétaire adjoint, mais ne voulait pas être secrétaire en titre. Par ailleurs, le secrétaire adjoint peut être un élu suppléant. Il ne peut donc à ce titre absolument pas être secrétaire. Enfin, la révocation du secrétaire précédent a peut-être révélé des vocations, d’autres souhaitant se porter candidat à ce poste.

L’employeur peut-il se substituer au secrétaire « défaillant », mandater un tiers pour se substituer à lui ?

La loi est formelle et ne souffre d’aucune exception. Le secrétaire du CSE est le seul qui soit habilité à rédiger le procès-verbal. L’employeur ne peut pas se substituer à lui, même si le secrétaire tarde à rédiger les procès-verbaux ou s’il n’en rédige pas.

Si le retard pris par le secrétaire du CSE tient à sa négligence, il est parfois volontaire, tactique et marque la volonté du secrétaire d’embarrasser l’employeur en ne rédigeant pas un document dont il sait que l’employeur a besoin.

Le secrétaire veut marquer son opposition à la direction et fait exprès de traîner pour tenter de retarder la mise en œuvre d’une décision qu’il déplore.

Il arrive que le retard pris par le secrétaire dans la rédaction du PV soit embarrassant pour l’employeur notamment lorsque celui-ci a besoin de joindre un extrait de PV à l’inspection du travail. Il en va par exemple ainsi lorsque l’employeur entend rompre le contrat de travail d’un salarié protégé.

Même dans ces situations, l’employeur ne peut pas se substituer au secrétaire du CSE et rédiger à sa place le PV, ni prendre l’initiative de mandater un tiers pour le rédiger à sa place.

Il a déjà été jugé que l’employeur ne peut pas agir en justice pour être autorisé à faire venir aux réunions de CE un huissier de justice qui serait chargé de rédiger les PV à la place du secrétaire défaillant. En agissant ainsi, il commettait un délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité d’entreprise (Cassation sociale, 25 novembre 2003, n°01-14.176).

Mais l’employeur est pris entre deux feux :

Risquer le délit d’entrave s’il rédige à la place du secrétaire le PV, alors qu’il a besoin de produire ce document pour mettre en œuvre une mesure ;
Devoir différer ou annuler la mise en œuvre d’une mesure parce qu’il ne produit pas le PV par la faute du secrétaire.

Pour débloquer la situation, l’employeur peut :

Produire un « brouillon » de PV pour les besoins du déroulement de la procédure (Cassation Criminelle, 22 mars 1994, n°93-82.312)
Saisir le tribunal de grande instance en la forme du référé, afin que celui-ci astreigne le secrétaire à rédiger le PV litigieux dont l’employeur a besoin pour mettre en œuvre la mesure qu’il a décidée.

Rédiger le PV : comment procéder ?

Pour ce qui est de la rédaction du PV à proprement parler, il est possible de le faire selon différents procédés comme l’enregistrement ou encore la prise de notes. Il est impératif de déterminer la technique en amont.

À partir d’un enregistrement ou à partir d’une prise de notes ?

L’usage d’un magnétophone pour enregistrer les débats est possible. Aujourd’hui, les appareils sont de qualité et certains d’entre eux présentent même l’avantage d’intégrer une clé USB, ce qui permettra de transférer son contenu directement sur votre ordinateur.

Le magnétophone offre l’avantage :

d’être un moyen fiable permettant de refléter fidèlement la teneur des débats ;
de libérer le rédacteur de la prise de notes, lui permettant ainsi de mieux prendre part aux discussions et / ou d’éviter toute contestation ultérieure.

Il présente l’inconvénient :

de bloquer certains participants, qui sachant qu’ils sont enregistrés, se retiennent dans leur prise de parole ;
d’augmenter le temps passé à rédiger le PV. En effet, rédiger un compte-rendu sur la base de ses propres notes prend beaucoup moins de temps que de rédiger sur la base d’un enregistrement, puisqu’il faut régulièrement faire des retours en arrière pour bien réécouter ce qui s’est dit ;
d’obliger les participants à se discipliner au cours de la réunion. Pour que l’enregistrement soit exploitable, il faut que chacun respecte la prise de parole de l’autre. Si les esprits s’échauffent et que plusieurs personnes parlent en même temps, l’enregistrement sera inaudible, donc inexploitable.

Notre conseil : Si vous enregistrez les débats, prenez l’habitude de faire un tour de table en début de réunion en vous présentant par votre nom et/ou prénom pour permettre à la personne qui rédigera le PV de reconnaître votre voix. Cela lui facilitera grandement le travail.

Notez-le : L’employeur peut interdire d’enregistrer les informations dites confidentielles par le président du CSE. La possibilité d’utiliser un magnétophone peut également résulter d’un usage d’entreprise ou du règlement intérieur du CE.

Notre conseil : Vous pouvez n’enregistrer les débats qu’épisodiquement, à l’occasion de certaines réunions importantes ou lorsque vous craignez des échanges houleux avec la direction.

Est-il possible de rédiger le PV en deux temps ?

Pour informer les salariés le plus rapidement possible, vous pouvez rédiger d’abord des communiqués que vous diffuserez aux salariés sous forme de flash d’information dans l’attente de rédiger un PV plus complet qui sera ensuite approuvé puis diffusé au personnel de l’entreprise.

Il faut dire en effet que dans la plupart des cas, il s’écoule un mois, voire deux (selon la périodicité des réunions variable selon l’effectif de l’entreprise) entre la tenue de la réunion et la diffusion du PV aux salariés. En période de crise, il apparaît légitime de vouloir tenir les salariés informés en temps réel.

Selon nous, rien ne s’oppose à une telle pratique dès lors qu’il n’y a pas de confusion possible entre le procès-verbal et ces flashs d’information. Pour les porter à la connaissance des salariés, le CSE peut les afficher sur les panneaux d’affichage mis à sa disposition ou les mettre en ligne sur l’espace réservé aux salariés sur le site internet du CSE. Si le secrétaire veut utiliser le canal de l’Intranet de l’entreprise, ou les envoyer par email sur l’adresse professionnelle des salariés, il devra en revanche obtenir l’autorisation de l’employeur.

Le secrétaire a-t-il droit à des moyens supplémentaires pour rédiger le PV ?

Légalement, le secrétaire du CSE n’a pas de moyens supplémentaires pour rédiger le PV.

Il n’a pas plus d’heures de délégation que les autres membres titulaires du CSE.

Il est toujours possible de négocier un crédit d’heures supplémentaires avec l’employeur, soit dans le cadre du règlement intérieur du CSE, soit dans le cadre d’un accord d’entreprise.

Il peut aussi exister dans l’entreprise un usage non écrit ou un usage écrit mentionné dans un PV octroyant au secrétaire des heures de délégation supplémentaires pour la rédaction du PV.

Notre conseil : Essayez de négocier un crédit d’heures supplémentaires au moins pour rédiger les PV consécutifs à des réunions extraordinaires organisées à l’initiative de l’employeur.

Si le crédit d’heures reste alloué aux seuls élus titulaires, s’il reste individuel et mensuel, il est dorénavant possible, dans certaines limites et sous certaines conditions, de partager ses heures de délégation et d’épargner des heures de délégation pour les prendre sur les autres mois de l’année. Aussi le secrétaire pourrait-il tout à fait utiliser des heures qu’il aurait épargnées ou que lui auraient donné d’autres élus, pour consacrer du temps à la rédaction du PV.

En revanche, il est difficilement admissible de justifier le dépassement de son crédit d’heures pour rédiger le procès-verbal en invoquant des circonstances exceptionnelles. Pour que des circonstances exceptionnelles soient reconnues, il faut, d’après la jurisprudence, que se produise un événement à la fois important et inhabituel, c’est-à-dire attesté par un surcroît d’activité débordant le cadre des tâches coutumières du représentant du personnel mais entrant dans le cadre de ses compétences.

Or, quel que soit le temps que prend la rédaction du PV au secrétaire, il doit chaque mois s’atteler à cette tâche. La rédaction du PV ne peut donc pas justifier le dépassement de son crédit d’heures. L’employeur n’est pas non plus obligé de lui fournir des moyens matériels spécifiques pour la rédaction du PV. Il fournit déjà au CSE un local aménagé avec le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions, c’est-à-dire selon l’administration, « une ligne téléphonique, du matériel dactylographique et une photocopieuse » (circ. Min. n° 2-1, 6 mai 1983, BO min. Trav n) 83/23-24).

Corriger le PV rédigé par le secrétaire, est-ce possible ?

Le secrétaire doit dorénavant transmettre son projet de PV à l’employeur dans des délais prévus par accord, ou à défaut d’accord dans un délai de 15 jours suivant la réunion plénière à laquelle il se rapporte.

La version transmise à l’employeur étant définitive, il est conseillé au secrétaire de faire relire son projet de PV par les autres membres du CSE avant transmission à la direction afin de leur permettre de vérifier les propos qui leur sont prêtés.

Les élus peuvent-ils apporter des corrections au PV rédigé par le secrétaire ou par le prestataire ?

Il est possible de faire face à des situations qui pourraient nécessiter de revenir sur le PV du CSE afin d’y apporter quelques corrections.

Ainsi, tout dépend :

Si un accord a été conclu avec un ou plusieurs syndicats représentatifs, ou à défaut de syndicat représentatif, avec la majorité du CSE et que cet accord oblige le secrétaire à prendre en compte les remarques remontées par les autres membres du CSE, il devra les intégrer ;
Si, en revanche, aucun accord n’a été conclu sur ce point, personne ne peut contraindre le secrétaire à modifier sa copie. Le secrétaire est libre de passer sous silence l’intervention d’un élu ou de ne pas tenir compte des réserves émises par un autre.

Il faut bien comprendre que la rédaction du PV peut être un moyen utilisé par le secrétaire pour mettre en avant l’action de certains élus choisis, s’ils appartiennent par exemple au même syndicat que lui. C’est aussi un outil que peut utiliser le secrétaire pour mettre en porte-à-faux un autre élu qu’il juge trop proche de la direction, par exemple, de manière à inciter indirectement les salariés à ne plus voter pour lui lors des prochaines élections. Dans les faits, si la version rapportée par le secrétaire fait l’unanimité contre lui, le secrétaire risque d’être démis de ses fonctions au motif qu’il n’est pas représentatif de ce que pense la majorité des élus.

Autrement dit, si le secrétaire juge les modifications utiles, qu’elles émanent de ceux qui ont le droit de vote, il faut réfléchir à leur proposition de modification et réviser sa copie, car n’oublions pas que le PV devra être approuvé avant de pouvoir être diffusé. Mieux vaut alors que des corrections soient apportées en dehors de toute réunion plénière et qu’au moment de l’approbation, le PV recueille le plus grand nombre de voix.

Que faire si une partie des élus estime que le PV ne reflète pas la réalité des débats ? Avant tout, il convient de s’en entretenir individuellement avec le secrétaire et lui demander de corriger la version des faits tels qu’il les a rapportés. Il peut être utile aussi d’informer les autres membres élus du CSE de la démarche entreprise. ● Si le secrétaire reste sur sa position et que vous estimez que sa version des faits nuit à votre image ou à l’image du CSE tout entier, parlez-en aux autres élus en leur faisant part de votre intention d’aborder la question au moment de l’adoption du PV. Si le problème vous tient à cœur ou si ce n’est pas la première fois que vous n’êtes pas d’accord avec la version des faits rapportés par le secrétaire, envisagez d’aborder la question de sa révocation avec les autres membres du CSE. ● Si le différend avec le secrétaire ne se résout pas à l’amiable, vous pouvez l’assigner devant le tribunal de grande instance et devrez apporter la preuve de l’irrégularité commise, le PV faisant foi des délibérations jusqu’à preuve du contraire. C’est une solution ultime qui ne sera pas sans laisser de traces dans les annales du CSE et risquera de provoquer l’incompréhension des salariés qui n’y verront peut-être qu’une querelle de personnes !

La direction peut-elle apporter des corrections au PV ?

Si, à la lecture du projet de PV qui lui est soumis, l’employeur souhaite :

modifier une expression un peu trop familière qu’il a employée, emporté par le débat ;
apporter un correctif à ce qu’il avait énoncé en réunion ;

Le secrétaire peut a priori accéder à sa demande encore que, si l’employeur a tendance à s’emporter un peu trop en réunion, il peut être utile que les salariés le sachent pour mieux comprendre parfois les réactions vives ou intimidées des autres élus.

En revanche, le secrétaire ne devra pas se laisser faire si l’employeur réécrit tout un passage contenant des informations importantes en vidant de sa substance première la vision donnée par le secrétaire ou s’il supprime carrément tout un échange de vues. De toute façon, l’employeur ne peut pas imposer sa version.

Au secrétaire de rappeler au président que le PV n’est pas destiné à se faire le vecteur de la vision de l’entreprise, mais de celle des

élus et de tenir tête !

Le risque de pression pour modifier le contenu du procès-verbal est accru lorsque le secrétaire s’entend avec l’employeur pour faire effectuer la rédaction matérielle du procès-verbal par ses services, ou lorsque la rédaction est effectuée conjointement par le secrétaire et l’employeur.

N’oubliez pas : L’employeur ne peut exiger ni de corédiger les PV, ni de les cosigner. A fortiori, il ne peut pas se substituer au secrétaire pour établir les procès-verbaux, ni en confier d’autorité la rédaction à ses services. L’employeur peut exprimer son désaccord sur le contenu du procès-verbal, mais s’il a été approuvé, il ne peut pas s’opposer à sa diffusion, sous peine de commettre un délit d’entrave.

La direction peut-elle rédiger son propre PV ? Non, la direction ne peut pas rédiger son propre PV. Il n’y a qu’un seul et unique PV, c’est celui rédigé par le secrétaire. Il ne peut pas y avoir un PV de la direction et un autre du secrétaire, c’est impossible ! Par contre, la direction peut user d’autres moyens de communication pour faire connaître son exacte position sur un point qu’elle estimerait mal relaté dans un procès- verbal litigieux. Elle peut : ● organiser une réunion d’information sur le temps de travail du personnel pour rétablir sa vérité ; ● afficher une communication sur les panneaux de la direction ; ● rédiger un document qu’elle appellera compte rendu ou communiqué (mais non PV) qu’elle transmettra aux salariés par courriel, par courrier interne, par courrier annexé au bulletin de paie. En agissant ainsi, l’employeur ne se rend pas coupable du délit d’entrave (Cassation criminelle, 4 janvier 2005, n° 04-80.812)