Comment présenter le PV du CSE ?

Le procès-verbal du Comité Social et Économique est un document essentiel qui formalise les débats et les décisions prises au sein de cette instance représentative du personnel. Sa rédaction suit des règles précises et joue un rôle clé dans la traçabilité des échanges entre l’employeur et les représentants des salariés. Cependant, pour qu’il remplisse pleinement ses fonctions, il est important de bien comprendre comment le rédiger, le structurer et l’approuver. Découvrez un mode d’emploi détaillé pour assurer une présentation du PV conforme aux exigences légales et aux bonnes pratiques professionnelles.

Le procès-verbal : préambule

Le PV du CSE a pour objet essentiel de rendre compte du déroulement de la réunion, des débats, des avis et décisions du comité. Sur le fond des questions abordées en réunion, il ne doit pas y avoir de grandes surprises car tant les élus que l’employeur savent celles qui seront soulevées, puisque l’employeur doit suivre, dans l’ordre de présentation, les questions inscrites à l’ordre du jour qu’il a élaboré conjointement avec le secrétaire du CSE.

Cet ordre du jour a été transmis à toutes les parties au moins 3 jours avant la date fixée pour la réunion.

La seule incertitude pourrait concerner les questions diverses si elles ne sont pas détaillées. Mais rappelons à ce sujet que cette rubrique ne peut être utilisée pour soumettre dans l’urgence des questions qui requièrent une véritable consultation, avec remise préalable d’informations précises et écrites, ou qui pourraient être exprimées à la prochaine réunion. A l’inverse, cette rubrique ne doit pas être utilisée par le CSE pour prendre, à la dernière minute, une décision importante.

C’est pourquoi il est essentiel que l’ordre du jour soit rédigé de manière claire, précise et réfléchie. Le procès-verbal est le seul document écrit qui relate ce qui a été dit et décidé en cours de réunion. Que faut-il dire dans un PV ? Y-a-t-il des informations obligatoires, d’autres à ne pas mentionner ? Le secrétaire peut-il passer sous silence certaines interventions, écarter certains sujets pourtant abordés au cours de la réunion ? Éléments de réponse.

Le PV sur le fond

Il faut savoir qu’un PV se doit de respecter un certain formalisme. Pour ce faire, des informations doivent impérativement apparaître dans le corps de ce dernier, tandis que d’autres ne doivent pas y figurer.

Ce qu’il est conseillé d’y mentionner

En général, le procès-verbal indique :

la date et le lieu de la séance ;
les noms des présents en précisant à quel titre ces personnes étaient là : président, secrétaire, membre titulaire, membre suppléant, représentant syndical avec le nom de l’organisation qu’il représente, experts, invités, ainsi que les personnes excusées ;
les heures de début et de fin de séance ou la durée de la réunion.

Le premier point abordé par le procès-verbal est généralement l’approbation du PV de la réunion précédente. C’est souvent ainsi que fonctionne le comité. Généralement, après avoir fait l’appel et lu l’ordre du jour, le premier point concerne l’approbation du PV de la réunion précédente.

Le dernier point du PV concerne souvent la date, l’heure, le lieu de la réunion suivante.

L’approbation ne prend généralement pas beaucoup de temps quand le secrétaire a, en amont, communiqué le projet qu’il a rédigé aux autres élus, aux représentants syndicaux et à l’employeur en leur laissant la possibilité de lui faire part de leurs remarques. L’adoption du PV ainsi soumis au vote sera une formalité si le secrétaire a tenu compte des suggestions éventuelles des autres membres du CSE ou s’il a expliqué pourquoi il n’entendait pas en tenir compte.

Il faut bien comprendre que le secrétaire apprécie seul ce qui doit être reproduit. Il n’est pas tenu de retranscrire toutes les interventions.

Le PV doit nécessairement faire état :

des débats et des votes qui ont eu lieu ;
des informations qui ont été communiquées par la direction au CSE ;
des questions que ces informations ont suscitées, des éléments de réponse qui y ont été apportés.

Exemple : Lorsque l’entreprise ou l’établissement dans lequel vous travaillez comporte plusieurs agences et qu’en réunion, l’employeur vous donne des chiffres concernant ces différentes agences, vous ne devez pas vous contenter d’inscrire ces résultats au PV. Vous devez, au cours de la réunion, poser des questions sur les incidences d’une baisse d’activité d’une agence : cela va-t-il entraîner des mutations de personnel voire des licenciements, une baisse de budget de cette agence ? Dans le PV, vous ne devrez pas vous contenter d’inscrire que l’agence X connaît des difficultés ou que l’agence Y est dans une phase de croissance, mais en mentionner les incidences sur le personnel, sur ses conditions de travail.

Lorsque le comité a procédé à un vote, il est très important que le PV fasse apparaître de façon claire le nombre de votants, en distinguant les votes pour, les votes contre et les abstentions. Cela permettra de laisser une trace écrite d’une décision, d’une position prise par l’employeur ou suggérée par les élus et de voir si elle fait l’unanimité pour, contre ou si elle divisait les votants.

Remarque : Le procès-verbal ne peut pas faire état des choix personnels des membres votants.

Les avis rendus par le CSE doivent être indiqués de façon très précise, car c’est une décision clé pour le comité : il s’engage vis-à-vis des salariés, mais aussi pour d’autres actions ultérieures.

L’interdiction de rédiger un procès-verbal par une autre personne que le secrétaire du CSE ou un tiers dûment mandaté n’empêche pas d’autres élus ou les représentants syndicaux de porter à la connaissance du personnel la position qu’ils ont exprimée au cours des réunions.

Pour éviter les risques de porter atteinte aux prérogatives du secrétaire, cette information ne doit pas ressembler à un procès-verbal, ni reproduire l’intégralité des débats. L’employeur dispose de la même possibilité.

Attention : Le PV ne peut reprendre que ce qui a été dit en séance. Ainsi, une déclaration ou une question soulevée à la sortie de la réunion ou en aparté au cours d’une suspension de séance ne peut pas être retranscrite. Si le secrétaire veut qu’elle figure dans un PV, il faudra l’évoquer à la prochaine réunion.

De même, le secrétaire n’a normalement pas à faire état d’un document qui lui aurait été transmis après la réunion, car les autres membres du CSE n’ont pas eu la possibilité d’en prendre connaissance et le cas échéant de demander des compléments d’information.

Ce qu’un PV ne doit pas contenir

Le procès-verbal étant en général diffusé dans l’entreprise, il ne peut pas enfreindre l’obligation de discrétion qui s’impose aux membres du comité et ne doit contenir aucune inexactitude, propos injurieux ou allégation diffamatoire, même s’ils ont été tenus (Cassation sociale, 4 novembre 1981, n°79-14.628).

Le procès-verbal ne doit pas non plus comporter de renseignements purement privés (exemple : une demande de prêt émise par un membre du personnel).

Lorsque l’employeur donne des informations sous le sceau de la confidentialité, le secrétaire ne doit pas les reproduire au PV. Mais attention, pour qu’une information ne puisse pas être reproduite au PV sous prétexte qu’elle est confidentielle, il faut que l’employeur l’ait expressément dit aux membres du CSE au plus tard lors de la réunion. Après la réunion, il est trop tard. L’employeur ne pourra plus rien faire pour interdire la divulgation de cette information au procès-verbal.

Notez-le : Si l’employeur peut exiger des membres du CSE qu’ils coupent l’enregistrement au moment où il donne une information confidentielle, il ne peut pas exiger de leur part qu’ils cessent de prendre des notes à ce moment-là.

Mais qu’est-ce qu’une information confidentielle ?

La loi se garde bien d’en donner une définition. Ce qui est sûr, c’est qu’une information confidentielle ne doit pas déjà être connue du personnel de l’entreprise et que sa divulgation soit de nature à nuire à l’intérêt de l’entreprise. On peut par exemple citer des études de projets nouveaux, des projets de restructuration, des études de marché, etc.

A côté de cela, il y a ce que l’on pourrait appeler les informations confidentielles « par nature ». Il s’agit des documents économiques et financiers prévisionnels que certaines sociétés sont tenues d’établir et de transmettre au comité d’entreprise ou des informations communiquées dans le cadre d’une procédure d’alerte du CSE.

Notre conseil : Lorsque les élus s’entendent dire qu’une information est confidentielle, qu’elle doit le rester et donc ne pas être communiquée aux salariés de l’entreprise notamment par l’entremise du PV, ils doivent avoir certains réflexes.

Ils doivent d’abord se demander en quoi l’information est « objectivement confidentielle », interroger l’employeur pour savoir pourquoi et combien de temps elle doit le rester.

Un PV doit-il être neutre ou partisan ? Le procès-verbal est rédigé par le secrétaire du comité sous sa responsabilité. Il reflète les débats et les décisions prises, tels que le secrétaire les a entendus et interprétés. Ce n’est ni un accord, ni un compromis. Il n’a pas à être neutre. Les élus du CSE ne doivent pas oublier qu’ils ne sont pas les porte-parole de la direction ! Le secrétaire du CSE ne doit pas se contenter de retranscrire l’information que la direction a donnée aux élus. Il doit aussi faire part des questions, inquiétudes, doutes émis par les élus au cours de la réunion, quitte à ce que cela ne plaise pas forcément à la direction, le but n’est pas là ! Le but est, à travers le PV, de montrer aux salariés comment les élus ont défendu leurs intérêts.

Le PV sur la forme

La présentation du PV est laissée à la libre appréciation du secrétaire du CSE, à moins que des dispositions particulières ne figurent dans un accord consacré aux modalités de rédaction du PV.

Alors quels conseils donner ? Vaut-il mieux reprendre l’intégralité des propos tenus par les différents intervenants ou se limiter à un résumé ? Vaut-il mieux rédiger le PV dans un style littéraire ou sous forme de questions réponses ? Le PV doit-il être signé ? Si oui, par qui ? La double signature du secrétaire du CSE et du président est-elle obligatoire, conseillée ?

Opter pour un PV synthétique ou pour un compte-rendu intégral ?

Sauf à ce qu’un accord lui impose une certaine façon de présenter le PV, le secrétaire a le choix d’opter pour un résuméou de retranscrire tout ce qui a été dit en réunion. Il peut aussi faire un panachage des deux. Il n’est pas obligé de toujours présenter le PV de la même façon. Il peut alterner, selon l’importance des sujets, la présentation sous forme de résumé ou de mot-à-mot. Il doit aussi, quand il rédige, déjà se poser la question du mode de diffusion qui elle aussi peut varier d’un mois sur l’autre.

En tout état de cause, il faut que toutes les informations obligatoires apparaissent dans le PV.

Avantages et inconvénients de la synthèse

Dans la majorité des cas, le procès-verbal est une synthèse des débats et ne contient qu’un résumé des délibérations assorti des résolutions et avis émis par le comité. Présenter le PV sous forme de résumé présente l’avantage de synthétiser les positions des uns et des autres et donc de fournir un document qui n’est pas trop long. Les salariés seront plus enclins à le lire.

Par ailleurs, ce mode de présentation vous laisse tous les choix possibles pour la diffusion.

Le PV pourra être :

affiché sur les panneaux d’affichage réservés au CSE ;
mis à disposition sous forme papier en laissant un certain nombre d’ exemplaires dans le local du CSE ;
envoyé sur le site Internet du CSE dans un espace spécialement réservé à la communication des PV ou en libre consultation sur une application installée sur le mobile des salariés, moyennant fourniture d’un login et d’un mot de passe pour y accéder ;
ou si l’employeur est d’accord, envoyé par email aux salariés de l’entreprise sur leur messagerie électronique.

Mais ce mode de rédaction présente aussi quelques inconvénients :

en cherchant à synthétiser les positions des uns et des autres, le secrétaire peut être involontairement conduit à interpréter les positions prises par les intervenants au cours de la réunion dans un sens qui ne conviendra pas aux intéressés. Ceci pourra donc faire l’objet de critiques de la part des intervenants concernés s’ils estiment a posteriori, en lisant le compte rendu, qu’ils ont été mal compris ou que leurs propos ont été déformés. Ils risquent alors de ne pas l’approuver ;
le CSE ne gardera pas de trace de tout ce qui s’est réellement dit au cours de la réunion. Pour pallier cet inconvénient, certains comités élaborent d’une part les « minutes » de la séance, document volumineux qui sera archivé et qui servira de document de travail auquel se reporter en cas de désaccord, d’autre part un procès-verbal officiel qui synthétise les débats ;
le travail de synthèse prend du temps au secrétaire qui n’a pas d’heures de délégation supplémentaire pour la rédaction du PV.

Notez-le : En se livrant à un résumé, le secrétaire peut chercher volontairement à mettre en avant certains élus ou au contraire à taire les interventions d’un autre. C’est en cela une stratégie voulue pour, par exemple, valoriser la position défendue par un élu syndiqué ou au contraire pour isoler un élu et à travers lui le syndicat qu’il représente. C’est la règle du jeu ! Si elle ne convient pas à la majorité du CSE, il faudra se poser la question du remplacement du secrétaire.

Avantages et inconvénients du compte-rendu intégral

Retranscrire mot-à-mot les propos exacts tenus par chaque participant simplifie le travail du secrétaire. Il devra se contenter de correction de pure forme.

Le PV obtenu sera parfaitement fidèle puisque le secrétaire reprendra les mêmes termes que ceux utilisés par l’intervenant. Une telle formule présente l’avantage de montrer réellement l’implication de tel ou tel membre du CSE, de plonger les salariés au cœur de la réunion, comme s’ils y étaient.

Mais cette formule présente aussi des inconvénients :

impossible d’afficher un compte-rendu trop long sur les panneaux d’affichage ;
distribué sous format papier un compte-rendu qui relate les débats in extenso a un coût important ;
un PV trop volumineux est parfois fastidieux à lire pour les salariés. A trop vouloir leur donner d’information, c’est l’effet inverse qui risque de se produire !

L’employeur ne peut pas s’opposer à ce que le procès-verbal relate in extenso les diverses questions traitées en séance. En conclusion, on peut dire qu’il n’y a pas de solution toute faite. Tout dépend des sujets abordés au cours de la réunion, la solution consistant probablement à proposer aux salariés une retranscription sous la forme d’un panache résumé/compte rendu intégral selon l’importance de la question traitée.

Le meilleur choix pour rédiger le PV : style littéraire ou questions réponses ?

Une chose est sûre, le PV doit être rédigé de manière claire et précise. Pour donner un sens à ces termes, mettez-vous à la place d’une personne qui ne connaît pas l’entreprise et essayez d’imaginer si ce qu’elle lit lui est accessible. Cette démarche intellectuelle est nécessaire lorsque l’on sait qu’il est conseillé de garder les PV le plus longtemps possibleafin de retracer l’historique des droits obtenus et actions engagées au sein de l’instance.

Dans quelques années, vos successeurs se plongeront dans les archives du CSE et il faut qu’ils puissent retirer quelque chose des PV que vous êtes en train de réaliser maintenant. Alors, que vous adoptiez un style littéraire ou que vous présentiez le PV sous forme de questions/réponses, peu importe. Tout dépend de vous et du public que vous avez en face de vous.

Prenez l’habitude d’énoncer textuellement les questions telles qu’elles ont été portées à l’ordre du jour.

Notre conseil : Évitez d’utiliser des sigles. Vous savez ce que recouvre aujourd’hui le programme BCW 2, vous savez aujourd’hui à quel service se rapporte le sigle CC 12, de quel produit il s’agit lorsque vous parlez du FL 04. Mais demain ?

Et vos successeurs, sauront-ils mettre des produits, du personnel sous ces sigles, sans compter qu’ils peuvent changer de nom !

Faut-il retranscrire les altercations, suspensions de séance, les mots prononcés et dépassant la pensée des uns et des autres ? Là encore, il n’y a pas de réponse toute faite ! D’aucuns diront que cela n’apporte rien et peut au contraire nuire à l’image du CSE, que certains la jouent trop individuel oubliant le collectif ; D’autres au contraire s’en serviront pour montrer au salarié combien leur combat a été acharné et qu’ils n’ont pas cédé aux tentatives d’intimidation de la direction. Rien ne vous empêche de retranscrire minutieusement les circonstances d’une suspension de séance : qui l’a demandée, pour quelle raison, quelle en a été la durée. Cela permettra ainsi de garder une trace écrite de l’évènement en cas de litige ultérieur.

Pensez aussi à mentionner dans le PV :

si la direction refuse de répondre aux questions posées ou diffère ultérieurement sa réponse ;
si la direction n’a pas souhaité répondre à certaines questions inscrites à l’ordre du jour ;

Si vous aviez déjà posé une question à l’ordre du jour, que cette question est restée sans réponse, n’hésitez pas à l’inscrire de nouveau à l’ordre du jour de la réunion suivante ou à provoquer une réunion extraordinaire sur le sujet.

Quand vous rédigerez le PV, mentionnez textuellement que vous réinscrivez la question à l’ordre du jour parce que la direction n’y a pas à ce jour répondu. La direction et les salariés sauront ainsi que vous ne lâchez pas prise sur le sujet. Vous prouverez ainsi aux salariés que vous tentez au mieux de défendre leurs intérêts, que pour l’instant vous ne pouvez leur apporter de réponse, mais que la partie n’est pas terminée ! Quant à la direction, elle comprendra peut-être que jouer la politique de l’autruche ne sert à rien et qu’il faudra bien qu’elle prenne position sur la question que vous lui avez posée. C’est cela être un bon élu !

Le PV doit-il être signé ?

Même si aucun texte ne l’y contraint, il est sans doute préférable que le secrétaire du CSE signe les procès-verbaux qu’il établit. Pour des raisons de transparence, il est important que le personnel sache qui a établi ce procès-verbal, même si celui-ci ne fait que reprendre l’ensemble des propos tenus en séance. Par cette signature, il atteste ce qu’il a écrit.

La cosignature de l’employeur est une pratique courante. C’est même d’usage dans certaines entreprises. Dans d’autres la cosignature du PV par l’employeur peut être inscrite dans le règlement intérieur du CSE.

Vous vous demandez peut-être si la double signature du secrétaire du CSE et du président du CSE est légalement obligatoire. Assurément pas. Bon nombre de présidents demandent à apposer leur signature au bas du PV avant sa diffusion au personnel. Certains d’entre eux présentent même cette requête comme une exigence légale.

Certains élus demandent à l’employeur d’apposer sa signature. Ils pensent aussi que, ainsi présenté, le PV acquiert une valeur contractuelle.

Toutes ces idées sont fausses. L’employeur ne peut ni exiger de corédiger, ni de cosigner le PV. A fortiori, rien ne justifie qu’il soit le seul à le signer. Les élus peuvent accepter que l’employeur appose sa signature au bas du PV, mais il ne faut pas que cela soit un prétexte pour interférer dans sa rédaction. Le président du CSE ne peut pas faire « du chantage à la signature » et exiger comme condition préalable, le retrait de certaines mentions ou la réécriture de certains passages.

Il ne faut pas non plus que la signature bloque ou ne retarde la diffusion du PV. Combien de CE par le passé se sont vu rétorquer que le PV était à la signature sur le bureau du président et qu’il ne pouvait pas être diffusé pour l’instant ! Rien ne vous empêche, si le PV a été approuvé, de le diffuser sans la signature du président !

Quel intérêt présente la double signature du secrétaire du CE et du président du CE sur le PV ? La double signature est parfois souhaitée par les élus qui craignent de ne pas être crus. Ils pensent ainsi apporter un crédit incontestable auprès des salariés. La signature de la direction est vue comme un gage de vérité. Il est plus facile d’opposer à l’employeur une décision ou une position qu’il a lui-même signée. La signature du président permet aussi de lui opposer au plan prud’homal un texte qui contient un engagement unilatéral de sa part.