Pour pallier les distances qu’il peut exister entre les différents membres des Comités mais aussi pour continuer de maintenir le contact et l’animation des réunions lors de situations exceptionnelles comme nous avons pu le vivre avec l’épidémie de Coronavirus par exemple, il est indispensable, à l’heure actuelle, de trouver des solutions alternatives à la présence physique afin d’animer une réunion CSE à distance.
CSE à distance : la réglementation
Il faut savoir que la tenue d’un CSE à distance est régie par la loi et notamment par le Code du travail qui souligne que des réunions CSE sont réalisables.
Sachez que ce type de réunion à distance, notamment la visioconférence, est limitée à 3 séances par an. Ceci est indiqué dans l’article L 2315.4 du Code du travail.
Toutefois plus de 3 visioconférences sont possibles dans le cas où les élus du CSE et l’employeur ont signé un accord formulant ce principe.
Dans ce cadre, le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017 encadre la partie technique en stipulant que l’identification des participants doit être assurée par le système utilisé.
De plus, ce même système se doit d’assurer en continu la retransmission de la réunion à la totalité des membres du CSE.
Quels sont les outils pour animer un CSE à distance ?
À l’heure actuelle, la dématérialisation est de plus en plus présente et tend encore à se déployer dans les années à venir. Il s’agit d’une solution d’avenir qui permet notamment de faire face aux distances physiques qu’il peut exister entre les différents collaborateurs présents lors d’une réunion CSE.
Plusieurs solutions s’offrent donc à vous pour présider un CSE à distance. Voici les principaux outils à votre disposition pour mener à bien ce type de réunion.
La visioconférence
Le système de visioconférence est actuellement le moyen de communication le plus compétent et performant pour réussir une réunion CSE à distance. Il permet en effet de pouvoir voire les interlocuteurs mais aussi, si les participants disposent d’un logiciel spécialement conçu pour le partage d’écran, il sera alors possible pour l’ensemble des membres, d’avoir accès aux documents pouvant être présentés au fil de la réunion, que ce soit un tableau Excel ou encore un PowerPoint.
Il existe bien entendu de nombreux programmes servant à réaliser des visioconférences où plusieurs dizaines de participants peuvent se connecter en simultanée. Certaines plateformes autorisent l’accès à la réunion à une cinquantaine d’adhérents.
Toutefois, si plusieurs intervenants sont présents au sein d’un même lieu, il est possible pour eux de s’installer dans une salle de réunion et de n’utiliser qu’une seule et même connexion pour l’ensemble des collaborateurs.
Pour réaliser ce type de réunion à distance, il est toutefois nécessaire que les participants disposent d’un minimum de matériel pour pouvoir assister au CSE. En effet, un équipement informatique composé d’un micro ainsi que d’une webcam sont le minimum requis pour ce type de participation. De plus, une connexion internet performante sera également de mise afin de disposer d’une connexion fluide.
Le déroulement de la séance
Pour le bon déroulement d’un CSE à distance, il est indispensable que la même organisation que pour un CSE se tenant en présentiel soit réalisée en amont de la séance (ordre du jour du CSE, envoi des convocations…).
Quelques règles à respecter permettent alors que la visioconférence se passe dans les meilleures conditions possibles et sans encombre.
Ainsi, il est recommandé :
- d’être en lieu calme ;
- de disposer d’une bonne connexion internet ;
- d’avoir un micro, une webcam ou un téléphone parfaitement fonctionnel ;
- de s’identifier en début de séance ;
- de ne pas se couper la parole et respecter le temps de parole de chacun ;
- de couper le micro lorsque l’on n’est pas en prise de parole ;
- de limiter tous les bruits extérieurs pouvant perturber le bon déroulement de la réunion.
Une fois que toute la logistique nécessaire est en place, que l’animateur de séance est choisi et que la date de réunion est calée, il ne reste plus qu’à traiter les sujets à l’ordre du jour.
Même à distance, il ne faut pas oublier la prise de notes afin de pouvoir en rédiger le compte rendu du CSE.
Cas particulier de l’état d’urgence sanitaire
Avec la crise sanitaire qu’a traversé l’ensemble du pays et les distanciations sociales et physiques à respecter, l’ordonnance du 1er avril 2020 autorise désormais que les IRP du CSE se tiennent en visioconférence et ce, sans restriction du nombre de réunions étant, en temps normal, de 3 visioconférences à l’année. L’employeur se doit seulement d’en informer les membres.
De la même façon, il est également possible d’avoir recours aux conférences téléphoniques ou encore aux messageries instantanées pour la réalisation de CSE à distance durant cette période.
De même, l’employeur doit tenir les membres informés de la tenue de la réunion par conférence téléphonique ou bien par messagerie instantanée.
Quel que soit le moyen de communication, il est indispensable que soit assuré l’identification des participants ainsi que la retransmission des échanges.
