L’approbation du PV du CSE revêt une importance capitale pour assurer la transparence et la fiabilité des délibérations. Véritable garant de l’exactitude des discussions et des décisions prises, le PV doit respecter des règles précises, tant sur le fond que sur la forme. Entre les délais à observer, les obligations légales à suivre et les pratiques recommandées, cette étape ne peut être prise à la légère. Cet article vous guide à travers les exigences incontournables qui encadrent l’approbation du PV du CSE, afin d’assurer une gestion rigoureuse et conforme des instances représentatives
L’approbation : un préalable obligatoire à la diffusion
L’article L.2315-35 du Code du travail précise juste que le PV ne peut être affiché ou diffusé dans l’entreprise que s’il a été approuvé. En réalité, si le Code du travail exige que le PV soit adopté pour pouvoir être diffusé dans l’entreprise, c’est parce que la loi organise un « contre-pouvoir » au pouvoir donné au seul secrétaire de le rédiger.
Le Code du travail ne donne pas d’indication sur les modalités d’adoption du PV. Les règles sont bien souvent posées par accord ou par le règlement intérieur du CSE.
Celui-ci peut prévoir que l’adoption se fasse à la majorité des voix exprimées, ce qui signifie que les abstentions, les bulletins blancs et les bulletins nuls ne sont pas pris en compte.
Exemple : Si 5 membres ayant voix délibérative sont présents à la réunion, qu’un élu s’abstient, qu’un autre vote contre, il y aura 3 voix valablement exprimées. Le PV sera adopté si au moins 2 votants votent pour.
Il peut aussi prévoir que l’adoption se fasse à la majorité des membres présents. Dans ce cas, il faut prendre en compte tous les votes, y compris les votes blancs, les votes nuls et les abstentions qui sont assimilés à des votes contre.
Exemple : Si 5 membres ayant voix délibérative sont présents à la réunion, le PV sera adopté s’il recueille au moins 3 votes pour. S’il y a des votes blancs, nuls ou des abstentions, ils compteront pour des votes contre.
Généralement, l’adoption est proposée par le président du CSE en début de séance. L’usage veut que le président demande si quelqu’un a des observations à formuler sur ce document avant de passer au vote.
| L’employeur joue-t-il un rôle dans l’approbation du PV ? Peut-il seul s’opposer à l’approbation du PV ? En tant que membre du CSE qu’il préside, l’employeur peut participer au vote sur l’approbation du PV. Il dispose d’une voix au même titre que les titulaires ou que les suppléants lorsqu’ils remplacent un titulaire absent. Il n’a pas voix prépondérante. Sa voix ne peut servir de départage en cas d’égalité. De ce fait, le président du CSE ne peut s’opposer seul à l’approbation du PV. |
Tout membre du comité, qu’il ait voix délibérative ou seulement voix consultative, à savoir, les titulaires, les suppléants s’ils assistent à la réunion, les représentants syndicaux, l’employeur peuvent présenter des observations et faire des propositions de rectifications (modifications, adjonctions, suppressions).
Remarque : Les trois collaborateurs de l’employeur qui l’assistent sont des personnes invitées de droit à la réunion, mais ne sont pas membres du CSE. Le secrétaire n’est donc pas tenu de prendre en compte les modifications qu’elles suggèrent.
Le secrétaire ne peut pas refuser de prendre en note ces observations. Mais celles-ci doivent être inscrites au PV de la séance au cours de laquelle elles sont formulées. À défaut d’adoption par la majorité d’une rectification demandée, le secrétaire n’est pas tenu de corriger son texte, même si le président ou un élu estime qu’on lui a fait dire ce qu’il n’a pas dit. Le seul moyen alors de faire rectifier le PV sera de saisir le tribunal de grande instance.
| Attention : Une fois qu’il a été approuvé, le PV ne peut en principe plus être modifié, même par le secrétaire. Celui-ci ne peut pas rectifier de lui-même d’éventuelles erreurs (sauf des erreurs matérielles telles que des modifications orthographiques) ou rajouter une information ou une déclaration qui auraient été oubliées et qui auraient pourtant été présentées lors de la réunion. Il ne pourra que les signaler lors de la réunion suivante ou rédiger un additif qui sera lui-même transmis aux membres du CSE, approuvé lors de la réunion suivante en vue d’être diffusé. |
La plupart du temps, l’approbation n’est qu’une formalité, car le secrétaire a au préalable transmis son projet de PV en laissant à toutes les parties le soin de le relire et de suggérer des corrections qu’il aura ou non intégrées dans la version présentée à l’approbation.
Si la majorité s’oppose à la version du secrétaire, il devra revoir sa copie pour que le PV soit approuvé.
Acquérir une valeur juridique par l’approbation
C’est par son adoption que le procès-verbal acquiert sa valeur juridique en tant que moyen de preuve.
Lorsqu’il est régulier, le PV fait foi des discussions et décisions du comité jusqu’à preuve contraire. Cela signifie qu’il pourra servir à prouver, par exemple, que le CSE n’a pas été régulièrement consulté sur un projet ou que l’employeur s’est engagé à maintenir une prime ou encore que l’employeur s’est engagé à octroyer un crédit d’heures aux suppléants. Il appartiendra alors à l’employeur de prouver le contraire.
Les jugements des tribunaux et les arrêts de la Cour de cassation se réfèrent souvent aux procès-verbaux pour interpréter et mesurer la portée des engagements pris par l’employeur. Le PV peut être produit en justice par les membres du CSE, par un syndicat, par un salarié pour revendiquer un droit : revendiquer par exemple une certaine somme sur laquelle l’employeur s’est engagé et qui a été consignée dans le PV, revendiquer un engagement pris par l’employeur et qu’il n’a pas tenu.
Il a été ainsi jugé que si un procès-verbal contient une promesse de l’employeur, par exemple une déclaration que telle indemnité sera désormais calculée de telle ou telle manière, un salarié peut le produire en justice dans un conflit prud’homal l’opposant à son employeur (Cassation sociale, 14 juin 2006, n°04-42.862). Le PV n’a pas de valeur contractuelle, mais la valeur d’un engagement unilatéral de l’employeur. Cela signifie que tant que l’employeur n’a pas dénoncé un engagement pris et consigné dans un PV, il est possible de s’en prévaloir. Devant les juridictions pénales, le procès-verbal rédigé par le secrétaire du CE n’a que la valeur d’un simple renseignement (Cassation criminelle, 25 janvier 2000, n°99-80.508).
Le procès-verbal peut être produit par l’employeur pour justifier auprès d’un tiers que le CSE a bien été consulté comme il devait l’être. Le PV du CSE peut être demandé par l’Administration, notamment à l’occasion de l’instruction d’une demande d’aide publique.
Il en va ainsi :
- lorsque l’employeur demande une autorisation de licencier un salarié protégé ;
- lorsque l’employeur souhaite passer des contrats de formation en alternance avec des jeunes, etc. ;
Les PV peuvent être exigés par le contrôleur URSSAF dans le cadre d’un contrôle URSSAF.
Pour toutes ces raisons, il est conseillé d’archiver les PV le plus longtemps possible, et au minimum 3 ans plus l’année en cours pour répondre aux demandes éventuelles d’un contrôleur URSSAF.
Le PV est destiné à construire la mémoire de l’institution.
Il s’agit d’un document de référence auquel les actuels membres de CSE, les délégués syndicaux, les salariés peuvent avoir recours en cas d’interprétation ou de contestation d’un événement.
