L’externalisation de la rédaction des procès-verbaux, notamment pour les Comités Sociaux et Économiques (CSE), est une solution de plus en plus prisée par les entreprises et leurs instances représentatives du Personnel (IRP). Elle permet de déléguer une tâche souvent chronophage, tout en garantissant une qualité de rédaction professionnelle. Mais avant de s’engager, il est crucial de comprendre les différents éléments qui influencent le coût de ce service, afin de choisir une prestation adaptée à vos besoins spécifiques.
Pourquoi externaliser la rédaction des PV de CSE ?
A ce sujet, lire notre article : Comment rédiger un PV de CSE
Les CSE jouent un rôle central dans le dialogue social au sein des entreprises. Les procès-verbaux qui en résultent doivent non seulement être précis, mais aussi respecter des normes de qualité élevées. Externaliser cette tâche permet de gagner du temps, de garantir une bonne gestion de l’information et de se concentrer sur les enjeux stratégiques de l’entreprise.
Les formules de prestation
Prise de notes avec présence du rédacteur en réunion
La première option consiste à faire appel à un rédacteur qui se rend directement sur le lieu de la réunion. Le rédacteur prend des notes et réalise des enregistrements audio si cela est autorisé, puis rédige le document. Cette formule garantit une prise en charge complète et précise des échanges, mais implique des frais de déplacement et de présence sur site.
Transcription audio
La seconde option est la transcription audio, où le rédacteur travaille à partir d’enregistrements que vous avez réalisés à l’aide de dictaphones (idéalement deux et mis à votre disposition par le prestataire). Vous pouvez également fournir des notes ou d’autres documents pertinents, à l’instar de l’ordre du jour. Cette approche est souvent plus économique, mais elle dépend de la qualité de l’enregistrement fourni et d’un vrai tour de table audio des participants en cas de procès-verbal nominatif.
Comment est calculé le prix ?
Le coût de la rédaction d’un procès-verbal dépend de plusieurs critères. Il est généralement calculé sur une base horaire, tenant compte de la durée de la réunion et des exigences spécifiques liées au document demandé, à commencer par le format de retraitement choisi (taux de synthèse). Voici quelques éléments à prendre en compte :
1. Format du compte rendu
Le format du procès-verbal (qu’il soit plutôt exhaustif ou au contraire plutôt synthétique) a un impact direct sur le prix. Un document détaillé nécessitera plus de temps et d’efforts de rédaction qu’un résumé succinct.
2. Durée de la réunion
La durée de la réunion est un facteur clé dans l’établissement des tarifs. Plus la réunion est longue, plus le coût de rédaction augmente.
3. Présence du rédacteur sur site
La présence d’un rédacteur sur site pour la prise de notes est souvent un élément déterminant dans la tarification. Cette option est généralement plus coûteuse en raison des frais de déplacement et du temps consacré sur place.
4. Délai de remise
Les délais de remise du document influencent également le prix. Une demande urgente nécessitant une rédaction rapide entraînera des coûts supplémentaires, contrairement aux délais usuels de 8 à 10 jours.
5. Récurrence de la prestation
Les entreprises qui ont besoin de ce service de manière régulière peuvent bénéficier de tarifs dégressifs, ce qui permet de mieux gérer le budget sur le long terme.
Une prestation sur mesure pour tout type de budget
Chez Mot-Tech, nous comprenons que chaque entreprise a des besoins uniques. C’est pourquoi nous proposons des prestations sur mesure pour la rédaction de vos procès-verbaux de CSE. Nos tarifs sont flexibles et adaptés à vos exigences, une heure de réunion étant facturée dans une fourchette de prix comprise entre 150 et 350 euros. Il faut savoir que la fourchette basse de prix sur le marché correspond souvent à des prestations dégradées. A ce titre, certains prestataires n’hésitent pas à recourir à l’IA (intelligence artificielle) au mépris de la qualité et de la confidentialité de vos débats ! Que vous ayez besoin d’un procès-verbal exhaustif ou d’un simple résumé, nous saurons ajuster notre offre à la réalité de votre entreprise.
Les prestations spécifiques
Certaines situations particulières peuvent entraîner des variations dans les coûts :
Délais de remise très courts
Si vous avez besoin d’un procès-verbal dans un délai très court, il peut y avoir une majoration de tarif pour compenser l’urgence du service.
Rédaction sans enregistrement
Dans le cas où il n’existe pas d’enregistrement, mais que vous avez besoin d’un procès-verbal, rassurez-vous, le tarif n’est pas majoré chez Mot-Tech ! Nos rédacteurs capitalisent sur leurs notes et sont formés à la couverture de réunions sans enregistrement.
Documents en langue étrangère
Pour les entreprises opérant à l’international, il est parfois nécessaire de rédiger les procès-verbaux en plusieurs langues. Cela peut également influencer le tarif en fonction des compétences linguistiques requises.
Gérer votre budget
Si vous avez un budget limité, il est possible de prioriser l’externalisation de la rédaction de procès-verbaux pour certaines réunions clés. Cela vous permettra de maîtriser vos coûts tout en garantissant une gestion efficace des informations essentielles. Il est capital de bien évaluer les réunions pour lesquelles la qualité du procès-verbal est cruciale et d’externaliser celles-ci.
Externaliser la rédaction des procès-verbaux de CSE permet un gain de temps non négligeable et une amélioration de la qualité des documents produits. C’est aussi un gage de neutralité. Cependant, il est essentiel de bien comprendre les éléments qui influencent le coût de cette prestation. Chez Mot-Tech, nous nous engageons à vous fournir une solution adaptée à vos besoins spécifiques, en prenant en compte tous les critères qui détermineront le tarif final.
N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de vos exigences et obtenir un devis personnalisé. Ensemble, nous pouvons faire en sorte que vos procès-verbaux soient non seulement complets et précis, mais aussi en phase avec les attentes de votre entreprise.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour bénéficier de notre expertise en matière de rédaction de PV de CSE.
