Depuis le 1er juillet 2022, les entreprises n’ont plus la possibilité de réaliser leur DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche) par mail. Par ailleurs, d’ici fin 2022, l’URSSAF prévoit la disparition totale du flux CFT. Qu’est-ce que la DPAE ? Sous quel délai cette démarche doit être effectuée ? Quelles sont les alternatives pour faire cette déclaration ? Nos experts Mot Tech vous répondent afin de vous simplifier les démarches administratives en lien avec le recrutement d’un nouveau salarié.
Les grandes lignes de cette formalité obligatoire
Tout d’abord, il est indispensable de rappeler que la Déclaration Préalable A l’Embauche est une formalité obligatoire encadrée par l’article L1221-10 du Code du travail. Ce dernier stipule ainsi que “L’embauche d’un salarié ne peut intervenir qu’après déclaration nominative accomplie par l’employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet. L’employeur accomplit cette déclaration dans tous les lieux de travail où sont employés des salariés.”
Cette déclaration a d’ailleurs plusieurs objectifs, à savoir pour le salarié, de le couvrir en cas d’accident du travail et de lui ouvrir l’accès aux droits sociaux. Pour l’entreprise, cette même démarche permet d’éviter toute éventuelle sanction pour manquement et, éventuellement, de bénéficier de certaines exonérations.
En termes de délai, selon l’article R1221-4, “La déclaration préalable à l’embauche est adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l’embauche.” Et si toutefois, dans le cas d’une première demande de DPAE, l’embauche ne se concrétise pas, l’entreprise doit en aviser l’URSSAF dans les délais les plus brefs possibles afin de stopper l’ouverture du compte employeur.
1 DPAE, 6 formalités
Au travers de cette seule déclaration réalisée en amont d’une embauche, l’entreprise remplit en réalité pas moins de 6 formalités.
En effet, au travers de cette démarche, l’employeur réalise les différentes démarches notifiées dans l’article R1221-2 du Code du travail. Ce dernier est rédigé comme suit : “Au moyen de la déclaration préalable à l’embauche, l’employeur accomplit les déclarations et demandes suivantes :
1° L’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale, s’il s’agit d’un salarié non agricole, prévue à l’article R. 243-2 du code de la sécurité sociale, ou l’immatriculation de l’employeur à l’établissement national des invalides de la marine, si la déclaration est relative à un marin salarié ;
2° L’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie prévue à l’article R. 312-4 du code de la sécurité sociale ou, s’il s’agit d’un salarié agricole, à la caisse de mutualité sociale agricole prévue à l’article R. 722-34 du code rural et de la pêche maritime ou, s’il s’agit d’un marin salarié, à l’établissement national des invalides de la marine, en application des articles L. 5551-1 et L. 5551-2 du code des transports ;
3° L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage prévue à l’article R. 5422-5 du présent code ;
4° La demande d’adhésion à un service de santé au travail, s’il s’agit d’un salarié non agricole, prévu à l’article L. 4622-7 du présent code ;
5° La demande de visite d’information et de prévention prévue au deuxième alinéa de l’article L. 4624-1 du présent code ou la demande d’examen médical d’aptitude à l’embauche prévu à l’article L. 4624-2 du présent code, ou, s’il s’agit d’un salarié agricole, aux articles R. 717-13 et R. 717-16 du code rural et de la pêche maritime ;
6° La déclaration destinée à l’affiliation des salariés agricoles aux institutions prévues à l’article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime.”
Les alternatives à la DPAE par mail
Depuis juillet 2022, il n’est plus possible de transmettre sa DPAE par mail. En outre, cette transmission ne devrait plus, non plus, être faisable via le flux CFT à partir de la fin 2022. Dès lors, des alternatives existent que nous vous proposons de découvrir.
Pour apporter des solutions adaptées, l’URSSAF a donc déjà communiquer sur d’autres moyens d’effectuer un dépôt de DPAE.
- le site Net-Entreprise : Il s’agit d’une plateforme permettant aux entreprises de réaliser un certain nombre de démarches en lien avec la vie de la société. Parmi ces démarches se trouve notamment la DPAE en ligne. Lors du dépôt, l’employeur reçoit automatiquement un avis d’enregistrement électronique.
- l’Api DPAE : Il s’agit d’une interface reliée au logiciel du déclarant (soit l’employeur lui-même ou le service de paie en charge des démarches en lien avec l’embauche ou la fin de contrat). Cette interface permet de s’exonérer de la navigation parfois un peu fastidieuse sur la plateforme Net-Entreprise.
- le site de l’URSSAF : Bien entendu, cette démarche peut également être directement réalisée sur le site de l’URSSAF.
Vous voici désormais parfaitement armés pour effectuer vos prochaines DPAE. Désormais, détendez-vous avec nos Mots croisés du CSE ! Et si vous avez envie d’en connaître un peu plus sur la formation des élus du CSE, n’hésitez pas à consulter cet article enrichissant ainsi que bien d’autres sur les IRP et le fonctionnement du CSE.
